Datenschutzerklärung Bewerbermanagement
Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben. Nachfolgend möchten wir Sie gerne über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten innerhalb des Bewerberprozesses und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.
Das Bewerbungsverfahren gilt einheitlich für alle Unternehmen der GMH Gruppe, um einen gruppenweiten datenschutzrechtlich ordnungsgemäßen Prozessablauf zu gewährleisten. Dabei legen wir großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und den Ihrer personenbezogenen Daten sowie die notwendige Datensicherheit für die Verarbeitung Ihrer Daten. Über das bereitgestellte Bewerberportal werden nur personenbezogene Daten verarbeitet, die für den Bewerbungsprozess notwendig sind und nicht gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) verstoßen.
Auch Bewerberdaten, die uns außerhalb des Bewerbermanagements erreichen, werden zur weiteren Bearbeitung unter Einhaltung der DSGVO in das System übertragen.
- Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortliche Stelle für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und damit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens ist das Unternehmen der GMH Gruppe, bei dem Sie sich beworben haben.
Zum Verantwortlichen gem. Art 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verweisen wir auf das jeweils im Impressum genannte Unternehmen und sowie deren Kontaktdaten. Dort finden Sie auch weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten. GMH Gruppe (gmh-gruppe.de)
- Wer ist Datenschutzbeauftragte?
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichst Du unter der Adresse
GMH Systems GmbH
Datenschutzbeauftragte
Neue Hüttenstraße 2
49124 Georgsmarienhütte
oder unter: datenschutz.systems@gmh-gruppe.de
- Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen (inkl. Kontaktaufnahme).
Zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), alle Daten, die sich aus Ihren Bewerbungsunterlagen ergeben (ggf. auch Gesundheitsdaten, soweit darin enthalten), sowie ggf. Daten zur Bankverbindung (um evtl. Reisekosten zu erstatten).
Diese Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.
Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. beruflichen Netzwerken) zuverlässig gewonnen haben.
- Profil-Übernahme mittels XING oder LinkedIn / Upload Lebenslauf über Dropbox
Sie haben die Möglichkeit für die Bewerbung Profilinformationen aus Ihrem XING oder LinkedIn-Profil zu übernehmen oder Ihren Lebenslauf direkt aus Dropbox hochzuladen. Sollten Sie durch Klick auf die jeweilige Schaltfläche im Bewerbungsprozess von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, leiten wir Sie an den jeweiligen Anbieter weiter. Sie werden dabei von dem jeweiligen Anbieter aufgefordert, sich bei der entsprechenden Plattform anzumelden.
- Xing SE, Dammtorstr. 30, 20354 Hamburg, Deutschland (im Folgenden „XING“),
- LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland (im Folgenden „LinkedIn") oder bei
- Dropbox International Unlimited Company, One Park Place, Floor 5, Upper Hatch Street, Dublin 2, Irland (im Folgenden „Dropbox").
Anschließend werden Sie gebeten, dem entsprechenden Unternehmen der GMH Gruppe den Zugriff auf Ihre Informationen aus Ihrem XING- / LinkedIn- Profil zu erlauben und/oder den Ihres bei Dropbox hinterlegten Lebenslauf hochzuladen.
Bei aktiver Einwilligung gegenüber dem jeweiligen Anbieter im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO werden u.a. folgende Daten aus Ihrem jeweils ausgewählten Profil an das Bewerbermanagement-System übertragen:
- Name
- Adresse
- Geburtsdatum
- Telefondaten
- verifizierte E-Mail-Adresse
- Profilbild
- Fähigkeiten
- Lebenslauf
- URL zum XING-Profil / LinkedIn-Profil
Für diesen Vorgang ist XING, LinkedIn bzw. Dropbox verantwortlich und es gelten ausschließlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.
Wir haben weder Einfluss auf die von XING, LinkedIn bzw. Dropbox erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge.
Die Einbindung der Schnittstellen zu den Plattformen XING, LinkedIn bzw. Dropbox dient zur Vereinfachung des Bewerbungsprozesses (berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Profilübernahme aus XING oder LinkedIn bzw. der Verarbeitung der von Dropbox hochgeladenen Lebensläufe)
Die Nutzung der Angebote ist freiwillig gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Weiterleitung an die jeweiligen Plattformen erfolgt erst nach Ihrem Klick auf die jeweilige Schaltfläche.
- Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
Wir speichern die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt sowohl für Bewerbungen auf konkrete Ausschreibungen als auch für Initiativbewerbungen.
Die Datenverarbeitung ist zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Die vorrangige Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. b) DSGVO i.V.m 88 DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG.
Daneben können ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art.6 Abs. 1 lit a) DSGVO i.V.m § 26 Abs. 2 BDSG als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden. Dies gilt insbesondere, wenn Sie uns Ihre Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen längeren festgelegten Zeitraum zu speichern oder die Daten an Unternehmen der GMH Gruppe für ähnliche Besetzungsverfahren zu verwenden.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten, z. B. eine Schwerbehinderung) gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsprozesses ausschließlich dazu, die uns gemäß § 164 SGB IX obliegenden Pflichten zu erfüllen.
- Wer bekommt Ihre Daten?
Die GMH Gruppe setzt für das Bewerbermanagement nachfolgenden Auftragsverarbeiter ein:
d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg (im Folgenden „d.vinci“)
Mit d.vinci wurde eine datenschutzrechtliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von d.vinci finden Sie unter https://www.dvinci.de/datenschutz/
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen der verantwortlichen Stelle Zugriff auf die von Ihnen übermittelten Bewerberdaten, die bei der Besetzung der Stelle zwingend einbezogen werden müssen. Dies wird über ein Berechtigungsmanagement sichergestellt.
Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der jeweiligen Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die zuständigen Fachbereiche für die jeweils offene Position zur Einsicht freigegeben. Im weiteren Verlauf kann der Betriebsrat Einsicht in die Bewerbungsunterlagen erhalten (§ 99 BetrVG Mitbestimmung bei personellen Einzelmaßnahmen).
- Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?
Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).
- Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Sofern keine Einstellung erfolgt und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Dies ist regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Fall.
In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der längeren Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).
Sofern Sie uns Ihre Erlaubnis erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen festgelegten Zeitraum zu speichern, gilt dieser Aufbewahrungszeitraum.
- Welche Rechte können Sie als Betroffener geltend machen?
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns an unsere oben genannte Datenschutzbeauftragte oder bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
