Wir freuen uns, dass Du Dich für uns interessierst und Dich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewirbst. Nachfolgend möchten wir Dich gerne über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten innerhalb des Bewerberprozesses und die Dir nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.
Das Bewerbungsverfahren gilt einheitlich für alle Unternehmen der GMH Gruppe, um einen gruppenweiten datenschutzrechtlich ordnungsgemäßen Prozessablauf zu gewährleisten. Dabei legen wir großen Wert auf den Schutz Deiner Privatsphäre und den Deiner personenbezogenen Daten sowie die notwendige Datensicherheit für die Verarbeitung Deiner Daten. Über das bereitgestellte Bewerberportal werden nur personenbezogene Daten verarbeitet, die für den Bewerbungsprozess notwendig sind und nicht gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) verstoßen.
Auch Bewerberdaten, die uns außerhalb des Bewerbermanagements erreichen, werden zur weiteren Bearbeitung unter Einhaltung der DSGVO in das System übertragen.
- Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortliche Stelle für die Bearbeitung Deiner Bewerbung und damit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens ist das Unternehmen der GMH Gruppe, bei dem Du Dich beworben hast.
Zum Verantwortlichen gem. Art 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verweisen wir auf das jeweils im Impressum genannte Unternehmen und deren Kontaktdaten. Dort findest Du weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen sowie weitere Kontaktmöglichkeiten.
GMH Gruppe (gmh-gruppe.de)
- Wer ist Datenschutzbeauftragte?
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichst Du unter der Adresse
GMH Systems GmbH
Datenschutzbeauftragte
Neue Hüttenstraße 2
49124 Georgsmarienhütte
oder unter: datenschutz.systems@gmh-gruppe.de
- Welche Datenkategorien nutzen wir als Arbeitgeber und woher stammen diese?
Wir verarbeiten die Daten, die Du uns im Zusammenhang mit Deiner Bewerbung zugesendet hast, um Deine Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen (inkl. Kontaktaufnahme).
Zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören insbesondere Deine Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), alle Daten, die sich aus Deinen Bewerbungsunterlagen ergeben (ggf. auch Gesundheitsdaten, soweit darin enthalten), sowie ggf. Daten zur Bankverbindung (um evtl. Reisekosten zu erstatten).
Diese Daten werden in aller Regel direkt bei Dir im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.
Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. beruflichen Netzwerken) zuverlässig gewonnen haben.
Profil-Übernahme mittels XING oder LinkedIn / Upload Lebenslauf über Dropbox
Du hast die Möglichkeit, für die Bewerbung Profilinformationen aus Deinem XING oder LinkedIn-Profil zu übernehmen oder Deinen Lebenslauf direkt aus Dropbox hochzuladen. Solltest Du durch Klick auf die jeweilige Schaltfläche im Bewerbungsprozess von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, leiten wir Dich an den jeweiligen Anbieter weiter. Du wirst dabei von dem jeweiligen Anbieter aufgefordert, Dich bei der entsprechenden Plattform anzumelden.
- Xing SE, Dammtorstr. 30, 20354 Hamburg, Deutschland (im Folgenden „XING“),
- LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland (im Folgenden „LinkedIn") oder bei
- Dropbox International Unlimited Company, One Park Place, Floor 5, Upper Hatch Street, Dublin 2, Irland (im Folgenden „Dropbox").
Anschließend wirst Du gebeten, dem entsprechenden Unternehmen der GMH Gruppe den Zugriff auf Deine Informationen aus Deinem XING-/LinkedIn-Profil zu erlauben und/oder den Deines bei Dropbox hinterlegten Lebenslauf hochzuladen.
Bei aktiver Einwilligung gegenüber dem jeweiligen Anbieter im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO werden u.a. folgende Daten aus Deinem jeweils ausgewählten Profil an das Bewerbermanagement-System übertragen:
- Name
- Adresse
- Geburtsdatum
- Telefondaten
- verifizierte E-Mail-Adresse
- Profilbild
- Fähigkeiten
- Lebenslauf
- URL zum XING-Profil / LinkedIn-Profil
Für diesen Vorgang ist XING, LinkedIn bzw. Dropbox verantwortlich und es gelten ausschließlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.
Wir haben keinen Einfluss auf die von XING, LinkedIn bzw. Dropbox erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge.
Die Einbindung der Schnittstellen zu den Plattformen XING, LinkedIn bzw. Dropbox dient zur Vereinfachung des Bewerbungsprozesses (berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Profilübernahme aus XING oder LinkedIn bzw. der Verarbeitung der von Dropbox hochgeladenen Lebensläufe).
Die Nutzung der Angebote ist freiwillig gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Weiterleitung an die jeweiligen Plattformen erfolgt erst nach Ihrem Klick auf die jeweilige Schaltfläche.
- Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
Wir speichern die von Dir zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt sowohl für Bewerbungen auf konkrete Ausschreibungen als auch für Initiativbewerbungen.
Die Datenverarbeitung ist zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Die vorrangige Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. lit. b DSGVO i.V.m. Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
Daneben können ggf. Deine gesonderten Einwilligungen gem. § 26 Abs. 2 BDSG als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden. Dies gilt insbesondere, wenn Du uns Deine Erlaubnis erteilt hast, Deine personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen längeren festgelegten Zeitraum zu speichern oder die Daten an Unternehmen der GMH Gruppe für ähnliche Besetzungsverfahren zu verwenden.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten, z. B. eine Schwerbehinderung) gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsprozesses ausschließlich dazu, die uns gemäß § 164 SGB IX obliegenden Pflichten zu erfüllen.
- Wer bekommt Deine Daten?
Die GMH Gruppe setzt für das Bewerbermanagement nachfolgenden Auftragsverarbeiter ein:
d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg (im Folgenden „d.vinci“)
Mit d.vinci wurde eine datenschutzrechtliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von d.vinci findest Du unter https://www.dvinci.de/datenschutz/
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen der verantwortlichen Stelle Zugriff auf die von Dir übermittelten Bewerberdaten, die bei der Besetzung der Stelle zwingend einbezogen werden müssen. Dies wird über ein Berechtigungsmanagement sichergestellt.
Deine Bewerberdaten werden nach Eingang Deiner Bewerbung von der jeweiligen Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die zuständigen Fachbereiche für die jeweils offene Position zur Einsicht freigegeben. Im weiteren Verlauf kann der Betriebsrat Einsicht in die Bewerbungsunterlagen erhalten (§ 99 BetrVG (Mitbestimmung bei personellen Einzelmaßnahmen)).
- Werden Deine Daten in ein Drittland übermittelt?
Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).
- Wie lange werden Deine Daten gespeichert?
Sofern keine Einstellung erfolgt und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Dies ist regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Fall.
In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der längeren Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).
Sofern Du uns Deine Erlaubnis erteilt hast, Deine personenbezogenen Daten über das Bewerbungsverfahren hinaus für einen festgelegten Zeitraum zu speichern, gilt dieser Aufbewahrungszeitraum.
- Welche Rechte kannst Du als Betroffener geltend machen?
Du hast das Recht auf Auskunft über die von uns zu Deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Dir verlangen, die belegen, dass Du die Person bist, für die Du Dich ausgibst. Ferner hast Du ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Dir dies gesetzlich zusteht. Ferner hast Du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Zudem hast Du das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Du hast das Recht, Dich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns an unsere oben genannte Datenschutzbeauftragte oder bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
- Durchführung von Videointerviews
Das zeitversetzte Video-Interview ist ein Bestandteil des Bewerbungsprozesses bei der GMH Gruppe. Du hast dabei die Möglichkeit, ein Video-Interview zu erstellen, um Dich, ergänzend zu den eingereichten Bewerbungsunterlagen, vorstellen zu können.
Da dies derzeit nicht für jeden Bewerbungsprozess genutzt wird, erhältst Du dazu über das Bewerbermanagementsystem eine separate Einladung.
Zur Durchführung von zeitversetzten fragebezogenen Videointerviews verwenden wir innerhalb unserer Bewerbungsverfahren teilweise die Funktionen des Anbieters Cammio:
Cammio GmbH, Gehrtsstraße 14, 40235 Düsseldorf, Deutschland (im Folgenden „Cammio“)
Cammio verarbeitet überlassene Daten unter Einhaltung der erforderlichen Maßnahmen zur Datensicherheit als Auftragnehmer im Sinne von Art. 28 DSGVO für uns. Die Dauer der Speicherung Deiner Daten ist an die Dauer der Speicherung Deiner übrigen Bewerberdaten (max. sechs Monate) geknüpft.
Mit Cammio wurde eine datenschutzrechtliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen. Weitere Informationen zu Cammio findest Du auf der Webseite https://cammio.com/de/.
Cammio verarbeitet zu Zwecken der Bereitstellung der IT-Infrastruktur für die Aufzeichnung von Videointerviews im Rahmen unserer Personalbeschaffung und -einstellung folgende Daten:
- Anrede, Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse
- IP-Adresse
- Browser User Agent
- Videodatei(en)
- Ggf. Feedback des Bewerbers (wenn Sie diese Funktion verwenden).
Mit Hilfe des Videos versuchen wir uns einen ersten Überblick über die Bewerber zu verschaffen. Die Verarbeitung erfolgt zu Zwecken der effizienten und übersichtlichen Abwicklung des Bewerbungsprozesses sowie der Bereitstellung einer digitalen Interviewmöglichkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).
Die Teilnahme erfolgt freiwillig. Mit dem Absenden des Videos willigst Du in die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs.1 lit a) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG ein.
Solltest Du kein Interesse an der Durchführung eines Videointerviews haben, entstehen Dir dadurch keine Nachteile im Bewerbungsverfahren.
Du hast jederzeit die Möglichkeit, Deine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Durchführung von Videointerviews zu widerrufen. Der Widerruf ist jederzeit durch Angabe Deiner Daten (E-Mail-Adresse und Vor- und Nachname) über eine Nachricht per E-Mail-Adresse an uns möglich.
Sobald wir Deinen Widerruf erhalten haben, werden wir die Videodatei schnellstmöglich löschen und Dir eine Bestätigung per E-Mail zusenden.
